La responsabilidad principal del Coordinador de Archivos de Puesto es monitorizar los contactos entrantes desde la conversión hasta el estado activo del puesto hasta la finalización del trabajo y la facturación de clientes. El Coordinador de Archivos de Trabajo trabajará estrechamente con Producción para mantener un tablero de trabajo en progreso preciso y auditar la documentación diaria de todos los archivos de trabajo. El Coordinador de Expedientes de Trabajo también revisará el alcance, la estimación y la documentación del expediente de trabajo para asegurarse de que se cumplen todos los requisitos del programa y que todo el trabajo realizado esté facturado correctamente.

·         Supervisa el estado del expediente de trabajo para garantizar la exactitud de toda la documentación diaria.

·         Comunícate diariamente con los equipos de producción para asegurarse de que toda la documentación requerida se recoge en el lugar en el momento de la tarea.

·         Mantén un tablero preciso de Trabajo en Progreso para todos los prospectos/proyectos activos.

·         Supervisar y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos del cliente.

·         Mantener comunicaciones internas y externas con todas las partes interesadas.

·         Revisa las marcas de tiempo y otros datos para reflejar informes y KPM precisos.

·         Completar y revisar la documentación del expediente de trabajo para la carga final y el proceso de auditoría

·         Realizar auditorías internas de todos los proyectos para asegurar que la estimación abarque todo el trabajo realizado.

·         Realizar todas las actividades de cierre de trabajo, incluida la coordinación con el equipo de contabilidad para garantizar una facturación adecuada.

·         Ayuda a otros departamentos, según sea necesario.

·         Se requiere el diploma de secundaria o el GED.

·         Habilidades previas de oficina/administrativas (¡conocimientos prácticos de Servpro o restauración son un PLUS!)

·         Se requieren habilidades excepcionales de atención al cliente, sólidas capacidades administrativas y excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

·         Competencia en el uso de diversas herramientas y tecnologías digitales para realizar tareas laborales de forma eficiente.

·         La experiencia en restauración, construcción o seguros es un punto a favor.

Este es un puesto mayormente sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, puede ser necesario presentar alguna solicitud. Esto puede requerir la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y doblarse o ponerse de pie en un taburete según sea necesario.

Horario laboral normal, horas adicionales y requisitos de viaje 

Es un puesto a tiempo completo, con horario de trabajo que varía entre las 7:00 a.m. y las 5:00 p.m., de lunes a viernes. Este puesto puede requerir más horas y cierta flexibilidad en el horario dependiendo de las necesidades del negocio. Es posible desplazarse a instalaciones hermanas o a la sede para formarse. Todas las necesidades de viaje se discuten y confirman con antelación.